طريقة كتابة تقرير , إليكم الطريقة الصحيحة

التقارير لكي تكون صحيحة يجب اتباع خطوات معينة وصحيحة وسليمة وإليكم الطريقة الأمثل

كتابة التقارير ربما يواجه البعض صعوبة عندما يتعلق الأمر بكتابة التقارير، لكن ما إن خُصص
بعض الوقت والأدوات المناسبة إلا

وقد تصبح عملية كتابة التقارير بسيطة ومستحبة، إذ تحتاج للبحث الجيد والدقيق ثم بعض خطوات
التنسيق ومهارات

الكتابة لينتج تقرير جيد. خطوات كتابة تقرير فيما يلي الخطوات الواجبة لكتابة التقارير بنجاح:اختيار موضوع
التقرير

هي أول خطوة من خطوات كتابة التقرير والتي تحدد نوع التقرير وما يجب أن يوجد
به من موضوعات، وفيما يلي بعض

النصائح التي تساهم  باختيار موضوع التقرير بنجاح: قبل البدء بكتابة التقرير يجب التعرف على إرشادات
الكتابة والتي تحدد

شكل التقرير وتنسيقه وكيفية ترتيب فحواه، إذ تقدم تلك المعلومات على شكل كتيب وتختلف من
صيغة إلى أخرى،

فالتقاريرالدراسية مثلا تختلف عن تلك الرسمية، لذلك يجب قراءة  دفتر الإرشادات المقدم من الجهة المراد
إرسال التقرير

إليها. إذا لم يختص التقرير المطلوب بموضوع محدد يستحسن اختيار موضوع محبب للكاتب وذلك للانشغال
والاستمتاع أثناء

الكتابة، إذ يؤدي الملل إلى ضعف في التقرير وصعوبة في الكتابة. لا يستحب التعمق الكبير
في كتابة التقارير، إذ يسبب

عدم تنظيم وضياع بعض الأفكار الأساسية أثناء الكتابة، لذلك يجب تحديد الموضوع قدر الإمكان وحسب
المطلوب من

التقرير فقط. البحث عن المعلومات تخضع عملية البحث عن المعلومات لأسس وقواعد ونصائح عامة يجب
مراعاتها لإعداد

تقرير مقبول، وهي كما يلي: البحث عن المعلومات في مصادر ومراجع موثوقة، فمهما كانت جودة
كتابة التقرير إلا أن المصادر

الموثوقة هي الأهم، إذ يحبذ وجود مصدر أو مصدرين في كل صفحة من صفحات التقرير،
كما يمكن الاستعانة بالدراسات

الميدانية وغيرها عند كتابة تقارير العمل. يساهم الاستعانة بالمكتبة في الحصول على المعلومات المناسبة للتقرير،
كما

يساهم أمين المكتبة بشكل كبير في البحث عن المعلومات المراد الحصول عليها. عند البحث عن
المعلومات باستخدام الإنترنت

يجب الإنتباه جيداً للمواقع والصفحات التي تحتوي على تلك المعلومات، بحيث يقدر أي شخص الكتابة
والنشر على

الإنترنت مما يجعل الوثوق بتلك المعلومات أمرا صعباً، فعلى سبيل المثال يمكن اللجوء  إلى المواقع
الحكومية والمنظمات

والمقالات المكتوبة من قبل خبراء مختصين بالمجال المراد الكتابة عنه. اللجوء  بمصادر المعلومات المستخدمة بتقارير
مشابه

للتقرير المراد كتابته. كتابة كل المعلومات الموجودة عن المصدر من إسم مؤلف وتاريخ النشر وغيرها،
كما يجب ذكر ما

إذا تم أخد  معلومات من المرجع بدقة. تنظيم الأفكار والمعلومات المراد كتابتها في التقرير، كما
يجب تنسيقها

وترتيب العناوين والمواضيع التي سيحتويها التقرير. كتابة المسودة المسودة هي نسخة اولية عن التقرير، وتمتاز
بقابليتها

للتعديل والتنسيق، إذ يجب اتباع جميع التعليمات المطلوبة من الجهة المراد إرسال التقرير إليها مثل
حجم الخط والهوامش،

وصفحة العنوان، وجدول المحتويات، كما يجب ذكر سهل لما يحتويه التقرير في المقدمة والنتائج والأهداف،
ويفضل ان

تذكر الإرشاردات والدلائل على المعلومات المذكورة في التقرير. مراجعة التقرير هي آخر خطوة من خطوات
كتابة التقرير،

وتشمل مراجعة جميع خطوات كتابة التقرير السابقة وفيما يلي بعض الإرشادات لمراجعة التقرير بنجاح: تدقيق
الإخطاء

الإملائية. قراءة كل الجمل من بدايتها حتى النهاية. مطابقة جميع المطاليب بما تم كتابته بالتقرير.
طلب المساعدة من

مدقق خارجي وذلك لضمان دقة المراجعة. أنواع التقارير كتابة التقارير هو أمر ضروري جداً لتقديم
المعلومات، لكن تختلف تلك

التقارير عن بعضها باختلاف الغرض من كتابتها، إذ توجد خمسة أنواع أساسية للتقارير كما يلي:
التقارير غير الرسمية يوجد

للتقارير غير الرسميّة نوعين أساسيين، طويل وقصير، بحيث يحتوي كل مهما على المكوّنات الأساسيّة التي
هي عبارة عن:المقدمة

(تحتوي على العنوان، والغرض من التقرير ونطاقه). المناقشة (تحتوي على كافة أنواع المناقشة من شروحات
ونتائج).

الخاتمة (الاستنتاجات المتوصّل إليها، تبعاً للهدف الرئسيس من التقرير)، إلا أن التقارير الطويلة تحتوي على
بضعة عناصر

تنسيقيّة إضافيّة، كالعناوين الفرعيّة، الرسوم البيانيّة، الجداول والتعدادات النقطيّة، التقارير الرسمية من الأمثلة المنتشرة على

التقارير الرسميّة الرسالة العلميّة، والتي يراعى فيها احتوائها على إرشادات واضحة عن ما تحتويه الرسالة،
وتتكون من:

المذكرة أو رسالة الخطاب، توجد على ملخّص ولمحة عن ما يوجد في داخل التقرير. صفحة
العنوان. ملخص تنفيذي. جدول

محتويات. المقدمة. محتوى التقرير. الخاتمة. جدول المصادر. الملحقات. التقارير الدورية تعد التقارير الدوريّة طريقة

لإيصال المعلومات للمدراء، خاصّة المعلومات المختصة بالإنجازات، القرارات المتخذة، والأهداف المنجزة، إذ تمتاز هذه

التقارير بأنها مختصرة، وشاملة، تتكوّن من: العنوان والتسميّة، يوضّح من خلالها نوع التقرير، الفترة الزمنيّة
المتعلّق بها،

وتاريخ تقديمه، وكاتب التقرير، مع الحرص على مراعاة كتابته وفقاً لقالب أو نموذج محدد. الإنجازات
الحاليّة، إضافةً لأيه

أهداف وإنجازات مستقبليّة متوقّعة. تقارير التفتيش والصيانة غالباً ما يتم كتابة تقارير التفتيش والصيانة، للكشف
على المباني

والعقارات، سواء أكانت مبانٍ تجاريّة أم سكنيّة، تتحتوي على :ملخص تنفيذي. المحتوى. الاستنتاجات. الملحقات.

التقرير المرحلي يتكون من: العنوان الأساسي، المحتوي على معلومات تعريفيّة بالتقرير. ملخص تنفيذي، يتم كتابته

عادةً وفقاً للجمهور، ويتم تقديمه لكبار المدراء، ممن يمتلكون وقتاً ضيّقاً. شرح حالة العمل، ووصف
للكوّنات كالإنجازات

وتفاصيل التقدّم خلال مدة زمنيّة معيّنة. ملخص يحتوي على ذات المعلومات الموجودة في شرح حالة
العمل،

لكن بتفاصيل أقل. تاريخ استحقاق التقرير التالي، فيما إذا كان شهرياً أسبوعياً، وغيرها، ويأخد بعين
الاعتبار أن تكون هذه البيانات دقيقة.

أهمية التقرير تعتبر التقارير وسيلة من وسائل التواصل ونقل المعلومات، إذ تعتمد على البحث وتفسير
البيانات ثم تقديمها

على شكل معلومات، وتغطي التقارير مجموعة كبير من المواضيع والقضايا وتقدمها بطريقة سهلة ودقيقة، كما

تحتوي تنظيماً وترتيباً جيداً للمعلومات ويمكن القارئ من الفهم وتسخير تلك المعلومات بشكل جيد، وترتكز
على ثلاث ركيزات

رئيسية وهي: الشريحة المستهدفة من كتابة التقرير، والغرض من الكتابة، ونوع المعلومات والبيانات المراد توصيلها
إلى

القارئ، لذك تتنوع وتختلف  أنواع التقارير وطرق كتابتها. خصائص كتابة التقارير تمتاز كتابة التقارير ببعض
الخصائص التي يجب

أحدها بعين الاعتبار أثناء القيام بعمل تقرير، وذلك لإنشاء تقرير فعال ومفيد، وفيما يلي أهم
الخصائص التي يجب اتباعها أثناء عملية

الكتابة: التركيز على المعلومات المفيدةوالأساسية أثناء الكتابة. الدقة وعدم التضليل.

الكتابة بوضوح لعدم إرباك القارئ. ذكر المعلومات بشكل مختصر  وعدم إطالة الشرح مما يأخد وقت
القارئ

طرق كتابة التقرير